Anasayfa
Kurumsal
Kalite Politikamız
Yazılım Ürünlerimiz
Ürünlerimizin Görsel Tanıtımı
Demo Talebi
Referanslarımız
Bayilerimiz
İnsan Kaynakları
İletişim
Diğer İnternet Adreslerimiz
QManagement Yazılımı
Aile Hekimliği Yazılımı
Verimlilik Merkezi
Kalite Forum Sitesi
Danışman Firma Rehberi
Bilgi Paylaşımı
Anasayfa Demo Talebi İletişim

 

KAMU EVRAK VE ARŞİV TAKİBİ YAZILIMI

Kamu evrak ve arşiv takibi yazılımımız, Resmi Kurumlardaki evrak akışını ve arşiv sisteminin elektronik ortama aktarımını sağlayıp onay hiyerarşisini işleterek evrakların kontrollü bir şekilde ilgili birimlere dağıtılmasını ve arşivlenmesini sağlar. Gelen veya Giden Evrakın hangi aşamada onay beklediğinin takibi de yazılım üzerinde gerçekleştirilebilmektedir. Onaya gönderilen evraklar ilgili müdürün kurumda olmaması halinde, atamış olduğu vekili, ilgili süre içerisinde evrakları onaylama işlemini gerçekleştirebilmektedir. Yazılımımızın en önemli noktalarından birisi arşiv yönetimi bölümüdür. Arşiv yönetim sistemi, kanun ve yönetmeliklerde belirtilen arşiv sistemiyle birebir aynı işleyişe sahiptir. Gerçekleşen tüm işlemlerde işleyiş içerisinde yer alan kullanıcılara otomatik olarak yapması gereken işlerle ilgili e-mail ve mesaj ile uyarılar gönderilir. Bu sayede işleyişin hızlı ve doğru bir şekilde ilerlemesi sağlanır. Kamu evrak ve arşiv takip yazılımımızın bölümleri kısaca aşağıda belirttiğimiz şekilde işlemektedir.


Gelen Evrak


Kuruma gelen evrak scanner ile taranarak pdf vb. formatlarda elektronik ortama aktarılır. Elektronik ortama aktarılan evrak üst yazısı sisteme kaydedilerek gelen evrak ile birlikte kurum müdürüne gönderilir. Kurum müdürünün elektronik ortamda onaylamasından sonra dağıtılacak müdürlükler belirlenerek ilgili müdürlüklere onay için gönderilir. İlgili müdürlükler onayladıktan sonra dağıtılacak şubeler seçilerek ilgili şubelere gönderilir. Dağıtımı gerçekleşen şubelerden ilgili memurlara elektronik ortamda dağıtım yapılır. Bu işleyiş her adımında ile kişileri bilgilendiren e-mail ve mesaj uyarı alt yapısı ile çalışmaktadır. 

Giden Evrak

Giden evrak olarak hazırlanacak evraklar, yazılımımız içerisinde ilgili yönetmelik ve tüzüklere uygun olarak tasarlanmış formatta düzenlenmesi sağlanır. Düzenlenen evrak gizli veya normal evrak olarak yetkilendirdikten sonra ilgili müdürlüklere onaya gönderilir. Onaylanan evraklar eğer kurum dışına gönderilecekse çıktısı alınarak ıslak imza ile birlikte dış kurumlara gönderilir. Onaya gönderilen evrakın onaylanmaması durumunda evrakın neden onaylanmadığının açıklaması yazılarak evrakı tanzim eden kişiye geri gönderilir, ilgili düzeltmeler yapıldıktan sonra tekrar onay hiyerarşisi işletilir. 

Arşiv


Gelen ve Giden Evrakların onaylandıktan 1 yıl sonra arşive kaldırılması için e-mail ve mesajlarla ilgili kişilere hatırlatma yapılır. Arşiv sorumlusu gelen uyarılarla birlikte ilgili evrakın arşivde saklanma süresini belirleyerek arşiv yeri seçtikten sonra arşive kaldırılma işlemini gerçekleştirir. Arşivde yer alan evrakın, arşivden de kaldırılma zamanı geldiğinde arşiv sorumlusuna uyarı ve mesajlarla evrakın arşivden silinmesi hatırlatılır. Arşivden silinen evraklar imha edilenler listesinde raporlanır. Arşivde bir dosyayı incelemek isteyen personel bağlı bulunduğu müdürlükten ilgili evrak hakkında inceleme talebinde bulunur, eğer ilgili müdürlük isteği onaylarsa kişinin evrakı görebilmesi için ilgili evrak için tarih ve saat aralığı belirleyerek personele giriş izni tanınabilir.

 

Yazılımımızı kullanmanız için bazı nedenler

 

*Piyasa koşullarında sunulan yazılımlardan %50 oranında daha düşük maliyete sahip olması

*Kırtasiye giderlerinin %90 oranında azalması

*Çalışan performansının %40 lara varan artışı

*%100 Web teknolojisi ile hazırlanmasından dolayı çoklu lokasyonlar da kullanılabilmesi

*En düşük donanım ile en yüksek performansın elde edilmesi

*Ekstra donanım ve alt yapı maliyeti getirmemesi

*Tek bir bilgisayar üzerine kurulara çalıştırıldığından oluşabilecek hataların anlık düzeltilebilmesi, sorunların giderilmesi

*Tüm bilgilerin yazılımın kurulu olduğu bilgisayarda depolanması

*SMTP ve POP3 uyumlu mail sistemi desteği

*Yapılan her işlemle ilgili uyarı ve hatırlatmalar

*Kurum ihtiyaçlarına göre geliştirilebilmesi

*Sınırsız teknik destek

*Kurumun büyüklüğü ne olursa olsun yazılımımıza ödenecek miktarın yazılımımızı kullanmaya başladıktan 6 ay içerisinde ödenen bedeli amorti ederek daha sonraki zamanlarda artı değer katması

 

Demo İsteğinde Bulunmak İçin Tıklayınız.

Sunumunu İndirmek İçin Tıklayınız.

 

© copyright 2012 ARTIKALİTE YAZILIM